Dokumenter konverteres til PDF blant annet for å sikre at utskriften blir lik hos brukerne av dokumentet. For å unngå mye manuelt etterarbeid med PDF-en, er det viktig at Word-dokumentet du bruker er universelt utformet.

Du må i tillegg ha riktige innstillinger når du lagrer som PDF. Det finnes ulike måter å lage PDF fra Word, men ikke alle gir like bra resultat. Metoder som fungerer er Adobe PDFMaker og Words innebygde Lagre som-funksjon. Dersom du bruker Words innebygde Lagre som-funksjon, er det viktig at konverteringen ivaretar egenskapene i det opprinnelige dokumentet.

Korrekt konvertering

Eksportrutinen er dessverre ulik for de ulike variantene av Office (PC/Mac). Her er allikevel noen eksempler på korrekt konvertering:

(Office 2016 for PC)

Klikk "Lagre som PDF".
Du får beskjed om at filen må lagres i Acrobat PDFMaker. Det skal du klikke "Ja" til.

(Office for Mac):

Klikk "Lagre som". Velg filformatet PDF.
Velg "Best for elektronisk distribusjon og tilgjengelighet" og dernest "Eksporter".

Kontroller tilgjengelighet

Du kan sjekke tilgjengeligheten på nettsiden "Check the Accessibility of a PDF Document" fra European Internet Inclusion Initiative.